Con la implementación del trabajo a distancia en muchas compañías, se ha llegado a necesitar la implementación de tecnología que le permita al empleado continuar el trabajo con total normalidad desde du hogar.
Son muchas las organizaciones que utilizan impresoras multifuncionales o máquinas de fax para poder enviar ciertos documentos, pero con el método del teletrabajo es complicado instalar en la casa de cada empleado una máquina de fax, o se les imposibilita ir hasta la oficina solo para poder usar la máquina. Lo mismo sucede con cualquier empresa de envío.
Por eso, el fax virtual es la nueva solución a este problema. De esta forma, se garantiza que no hay interrupciones en la comunicación con algún cliente y no se retrasan los negocios, por el tiempo de respuesta.
La evolución del fax
El fax tradicional es una herramienta que se utiliza en todo el sector empresarial desde hace mucho tiempo. Hasta hace poco, el único método para poder enviar documentos desde un punto a otro, de manera rápida y sin tener que pagar envíos a empresas especializadas, era el fax.
Por esa razón se popularizó tanto y todas las empresas, sobre todo las organizaciones grandes, empezaron a utilizarlas, aunque se tratará de máquinas pesadas, costosas y que requieren de un mantenimiento especial y continuo. Un procedimiento muy complicado.
Sin embargo, al ser útil y necesaria para la actividad financiera, con el tiempo ha sufrido diferentes modificaciones como la versión que ahora conocemos como fax virtual.
La tecnología sigue abriéndose camino
Esta última actualización, es un sistema de fax que permite recibir y emitir documentos sin la ayuda de un aparato físico, solo es necesario tener un correo electrónico para poder concretar el envío o la recepción de los documentos.
Con la aparición del correo electrónico fueron muchos los profesionales que le dijeron adiós a las máquinas de fax y decidieron usar este método virtual, pero seguían siendo muchos los sectores que acudían al fax, por la validez legal de los documentos y la confianza que genera y garantiza.
Entonces, el fax pasó a ser virtual y se fusionó con el correo electrónico para así poder enviar documentos verídicos, legales y de confianza con solo tener un dispositivo inteligente y una buena conexión a Internet.
Beneficios del fax virtual para el trabajo en casa
El fax virtual les permite a todos los empleados remotos realizar las funciones laborales de la misma forma como si estuvieran en la oficina. Con los diversos programas que permite esta nueva actualización de fax utilizando el correo electrónico, se pueden enviar documentos certificados incluso por mensajes de textos, desde cualquier dispositivo inteligente, mientras tenga una conexión a Internet.
Si dispones de una máquina tradicional de fax en la oficina, quizás es momento de desecharla y probar este nuevo método que se está imponiendo. Ayudarás a tu empresa a superar los desafíos tecnológicos a través del fax virtual, y será de mucha utilidad si tu empresa llega a estar en una situación en la que los empleados no puedan salir de casa, por cualquier inconveniente.
Otro de los beneficios que ofrece este sistema son los bajos costes de servicio, y cuenta con diferentes tarifas y paquetes de servicios para poder elegir el que mejor se adapte a ti. La virtualidad se ha expandido muy aceleradamente y por eso cada vez son más empresas las que se unen al fax virtual.
A continuación, te mencionamos los beneficios más destacados:
Flexibilidad del correo
Ya te lo mencionamos, pero te le repetimos: el correo electrónico aporta una gran flexibilidad cuando es la hora de enviar documentos o de recibirlos, porque podrás hacerlo desde cualquier lugar mientras estés con un teléfono y conexión a Internet.
Se reduce el estrés
Ya no pensarás en tinta, ni averías, ni ruidos, o de tener todo un presupuesto para pagarle a un equipo que mantenga en funcionamiento las máquinas de fax.
Mayor espacio de almacenamiento
Todos los procedimientos que se realizan a través de Internet aprovechan mucho mejor el espacio de almacenamiento, porque no es necesario imprimir los documentos y tener pilas de papeles o archivadores que consumen espacio y tiempo, cuando se trata de ordenarlos.
Una opción menos costosa
El sistema de fax virtual ya tiene muchos beneficios y ventajas para empleador-empleado, a todo eso se le agrega que las facturas serán menos dolorosas, ya que reducirá los gastos de la empresa en gran parte, al ser más económico que el método tradicional.
Impulsa un sistema más ecológico
Al ser virtual, la reducción en el uso del papel les dará un respiro a los árboles de la tierra. Quizás es una ventaja en la que pocos piensan, pero que es importante cuando se piensa en el medio ambiente. Tu empresa será más ecológica y no contribuirá a la contaminación ambiental.
El trabajo a distancia llegó para quedarse
La modalidad de trabajo en casa genera muchos beneficios, tanto para la empresa como para el empleado, entre ellos está que los trabajadores pasarán más tiempo con su núcleo familiar, sobre todo para los que son madres y padres. El trabajo en casa tiene la flexibilidad de manejar el tiempo a su manera y poder ser más productivos.
Y en el caso de las empresas, el trabajo en casa les permite reducir costes administrativos, que representan una carga significativa en los gastos de operación de toda compañía.
No está la necesidad de desplazarse al lugar de trabajo, o las conocidas oficinas, en transporte público o privado, lo que implica un ahorro de tiempo y costo para el empleado también, ya que decide desde que parte de su hogar iniciará la jornada laboral.
Uno de los aspectos que también resulta beneficioso para los empleados, es que las personas que trabajan desde casa tienen una mejor salud, ya que se exponen menos a enfermedades e incluso se reduce el estrés, ya que no lidian con compañeros, ni entornos que resultan ser incómodos a veces.
Si tienes alguna duda sobre todas las tecnologías comunicacionales para aumentar la productividad en tu empresa, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte.
